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Informações importantes acerca das ampliações fotográficas que podem ser coletadas em um diagnóstico da situação arquivística incluem a quantidade em unidade, o tamanho e a cromia de tais ampliações.
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O conhecimento do sujeito acumulador de arquivos e do acervo documental são as duas partes que compõem o diagnóstico da situação arquivística de um órgão público ou empresa privada.
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A missão, as funções, as atividades e a estrutura do órgão público ou empresa privada são identificadas ao se realizar o diagnóstico do tipo maximalista.
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A fase de utilização e manutenção dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação.
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Diante da necessidade de preservação da segurança do Estado, da honra e da imagem das pessoas, nem todos os documentos podem ser acessados pelos cidadãos. Para regulamentar as questões relacionadas ao sigilo de algumas categorias de documentos, foram promulgados decretos que distinguem os documentos sigilosos dos ostensivos.