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A língua tem por objetivo a comunicação. Alguns elementos são necessários para a comunicação: a) emissor, b) receptor, c) conteúdo, d) código, e) meio de circulação, f) situação comunicativa. Com relação à redação oficial, o emissor é o Serviço Público (Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção). O assunto é sempre referente às atribuições do órgão que comunica. O destinatário ou receptor dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros Poderes da União.
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Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal, pois, embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa, isso porque o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: "Vossa Senhoria nomeará o substituto"; "Vossa Excelência conhece o assunto".
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A característica pessoal, a clareza, a uniformidade, a concisão e o uso de linguagem formal aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente pessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem.
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Em “Para conseguir a insígnia, os escoteiros deveriam definir o tipo de plástico descartável que iriam deixar de consumir e registrar, toda semana, quantos acabaram usando.”, o verbo auxiliar da locução verbal em destaque encontra-se no plural de forma inadequada, pois deveria concordar com o sujeito “plástico descartável”.
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Em “Por outro lado, o depoimento de vários participantes apontou que a princípio parecia muito difícil evitar o uso de plásticos, mas após algumas semanas acabaram descobrindo que é muito mais fácil do que parece.”, os termos em destaque indicam, respectivamente, intensidade, tempo e quantidade.