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Com vistas ao atendimento das características dos documentos oficiais, recomenda-se que os textos dos documentos sejam escritos em linguagem clara, concisa e objetiva, preferencialmente em terceira pessoa do singular ou em primeira pessoa do plural, primando-se pela sistematicidade desse emprego, de modo que não haja verbos conjugados em mais de uma pessoa ou com interferência da individualidade do elaborador.
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Ao redigir uma declaração no âmbito de um dos setores da Agência Nacional do Petróleo, o remetente deverá empregar linguagem simples e despretensiosa e deverá dirigir-se ao destinatário, o diretor de determinado setor, por exemplo, da seguinte forma: “Vossa Excelência conheces o assunto a ser tratado”.
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O relatório, que deve ser reproduzido em tantas cópias quantos forem os destinatários, refere-se à correspondência oficial dirigida a pessoas ou unidades da instituição remetente, para a transmissão de comunicados, informações, ordens ou instruções gerais.
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O ofício é correspondência destinada a tratar de assuntos oficiais pelos órgãos ou entidades da administração pública entre si ou com cidadãos em geral.
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Na redação de uma ata, devem-se relatar exaustivamente, com o máximo de detalhamento possível, incluindo-se os aspectos subjetivos, as discussões, as propostas, as resoluções e as deliberações ocorridas em reuniões e eventos que exigem registro.