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A partir do século XIII na Itália proliferam os arquivos notariais [conf. Favier 1958, p. 13-18], citado por Le Goff. Com a expansão das cidades constituem-se os arquivos urbanos.

A este respeito a cidade pioneira é:
Segundo Le Goff o aparecimento da escrita está ligado a uma profunda transformação da memória coletiva, permitindo o desenvolvimento de duas formas de memória. Uma das formas de memória está ligada ao documento escrito, num suporte especialmente destinado à escrita.

Dentro deste contexto, a outra forma de memória a que se refere o autor é:
É fundamental e indispensável que o papel do arquivista seja compreendido pela sociedade, isto porque, na era da informação, a eficácia da recuperação da informação, sua uniformidade, ritmo, integridade, dinamismo de acesso, pertinência e precisão nas buscas depende do arquivista.
Isto ocorrerá na medida em que a atuação do arquivista for precisa nos processos de:
No plano teórico as razões que justificam o princípio do respeito aos fundos são inúmeras e irrefutáveis. A esse respeito analise as afirmativas a seguir.

I. Os documentos são reunidos orgânica e seletivamente.

II. Os documentos são reunidos em razão de suas funções e atividades.

III. Os documentos de arquivo possuem caráter utilitário.

IV. Os documentos de arquivos são concebidos como documentos isolados.

V. Os documentos de arquivo são considerados na medida em que pertençam a um conjunto.

Assinale:
Michel Duchein, Armand Camus e Pierre Daunou, os dois primeiros diretores do depósito de arquivo de Paris, conceberam um plano para tratar a massa documental como um único conjunto dividido em cinco seções metódico- cronológicas. A seção histórica era constituída por documentos considerados de interesse histórico, extraídos das demais seções.
Sobre o mesmo assunto Malheiros da Silva acrescenta que aquela situação não tratava meramente de absorção ou de transferência de arquivos.
Esses autores estavam se referindo à decisão que teve como consequência: