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Sucedem ao recebimento do documento no protocolo as seguintes rotinas: difusão, avaliação e descrição.
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O recebimento de documentos em um setor de protocolo compreende a separação da correspondência oficial da particular e a separação da correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.
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A incorporação é considerada uma das fases mais importantes de um programa de gestão de documentos.
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A tabela de temporalidade é instrumento que possibilita a eliminação segura e responsável dos documentos de arquivo, visto que nela se especificam os prazos de guarda desses documentos bem como sua destinação final.
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A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo unitermo.