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A função arquivística, relacionada diretamente com a questão das políticas de acesso aos documentos, é a avaliação de documentos de arquivo.
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O acesso aos documentos de arquivo no Brasil é limitado sob dois aspectos: o legal e o técnico. O legal refere-se à legislação e determina regras para os documentos considerados sigilosos; o técnico relaciona-se à desorganização de parte considerável da massa documental no Brasil.
É vedado aos arquivistas, do ponto de vista ético,
A função arquivística que se fundamenta na teoria ou no conceito das três idades documentais é a da
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Sucedem ao recebimento do documento no protocolo as seguintes rotinas: difusão, avaliação e descrição.