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A difusão dos arquivos concretiza-se por meio da promoção de eventos como exposições, palestras e visitas guiadas, que têm como público-alvo o cidadão.
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A função precípua dos arquivos públicos permanentes engloba a difusão cultural e a assistência educativa.
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Nos arquivos permanentes, permite-se a transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa com fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.
Embora não seja sua função precípua, as instituições arquivísticas preocupam-se com a projeção que podem ter sobre a comunidade e, em especial, com a população escolar, destinatária de recentes políticas voltadas para a valorização do patrimônio documental. Valem-se, para tanto, dos chamados serviços de
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A exposição de documentos é uma das ações culturais defendidas pela literatura da área como um fator de disseminação da ideia de arquivo.