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O diagnóstico da situação arquivística de uma organização é realizado com base em dois objetos de estudo: a organização em sua dimensão histórica e a organização em sua individualidade.
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O Cadastro Nacional de Arquivos Federais, publicado pelo Arquivo Nacional em 1990, é típico exemplo de diagnóstico minimalista.
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Um dos objetivos do diagnóstico minimalista é a elaboração de instrumentos de gestão arquivística, como o plano ou o código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos.
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O modo original de organização, classificação, avaliação e descrição dos documentos, mesmo se empírico e com base no senso comum, constitui informação relevante a ser coletada em um diagnóstico da situação arquivística.
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O levantamento quantitativo do acervo trata-se de informação importante a ser coletada no diagnóstico. No que se refere a ampliações fotográficas, deve-se utilizar, como unidade de medida, o metro linear, pois as ampliações correspondem a imagens fixadas em papéis fotográficos.