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O diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista tem como objetivo principal a formulação de uma política arquivística para um conjunto de órgãos de uma mesma área de atuação.
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Informações importantes acerca das ampliações fotográficas que podem ser coletadas em um diagnóstico da situação arquivística incluem a quantidade em unidade, o tamanho e a cromia de tais ampliações.
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O conhecimento do sujeito acumulador de arquivos e do acervo documental são as duas partes que compõem o diagnóstico da situação arquivística de um órgão público ou empresa privada.
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A missão, as funções, as atividades e a estrutura do órgão público ou empresa privada são identificadas ao se realizar o diagnóstico do tipo maximalista.
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A fase de utilização e manutenção dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação.