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Tal alargamento pode ser atribuído
O diagnóstico da situação documental antecede qualquer uma das funções arquivísticas. O diagnóstico deve incluir a quantificação da documentação, expressa de acordo com regras aceitas universalmente. Ao encontrar um acervo de documentos textuais armazenado em caixas de transferências, dispostas em estantes de aço, o arquivista deverá quantificá-lo em:
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A função arquivística, relacionada diretamente com a questão das políticas de acesso aos documentos, é a avaliação de documentos de arquivo.
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O acesso aos documentos de arquivo no Brasil é limitado sob dois aspectos: o legal e o técnico. O legal refere-se à legislação e determina regras para os documentos considerados sigilosos; o técnico relaciona-se à desorganização de parte considerável da massa documental no Brasil.
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A difusão de documentos é uma função arquivística realizada a partir dos elementos desenvolvidos na função descrição.