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A função arquivística denominada criação de documentos é operacionalizada na fase de produção do programa de gestão de documentos.
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A preparação de catálogos, guias e inventários é considerada atividade de difusão.
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A difusão é uma atividade desenvolvida no modelo clássico de gestão de documentos.
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De acordo com os arquivistas canadenses, o diagnóstico da situação arquivística ou levantamento das necessidades, precede a implementação do programa de gestão de documentos.
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A existência de um conjunto de normas voltadas à gestão de documentos identifica a política arquivística de uma organização, apesar de essa política não se resumir meramente ao aspecto normativo.
