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Considerando-se que, em qualquer operação de automação aplicada aos arquivos, o acesso deve ser preservado, resguardadas as restrições legais de sigilo, é correto afirmar que, no caso dos documentos eletrônicos e digitais, a acessibilidade equivale à facilidade no acesso ao conteúdo e significado desses documentos.
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A microfilmagem é um processo voltado para a preservação e segurança dos documentos arquivísticos, bem como para a promoção do acesso a eles.

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos, estabelece, entre outras medidas, que

A possibilidade de consulta aos documentos, seja como resultado de autorização legal, seja como consequência da elaboração de instrumentos de pesquisa, traduz uma das macrofunções do arquivo:
No âmbito de uma instituição arquivística, o histórico do órgão produtor, o levantamento de suas atividades, a análise da situação do acervo (dimensões, organização, estado de conservação) e dos recursos materiais e humanos disponíveis configuram o chamado