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A passagem dos documentos do arquivo intermediário ao arquivo permanente é conhecida tecnicamente como recolhimento e, juntamente com a transferência, é uma função arquivística.
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Para se fazer o diagnóstico da situação arquivística, é preciso coletar dados quantitativos e qualitativos, principalmente acerca das informações não orgânicas.
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Ao encontrar ampliações fotográficas em uma massa documental acumulada, o arquivista deve quantificá-las por unidade e registrar, entre outros elementos, a cromia e as dimensões.
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O diagnóstico da situação arquivística do TRT da 17.ª Região é do tipo maximalista.
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A quantificação dos documentos em suporte papel deve ser feita por unidade.