Leia as frases sobre arquivamento de documentos:
1. Todos os documentos devem ser analisados antes de serem arquivados. 2. Todos os documentos arquivados devem ser descartados a cada 6 meses com o intuito de evitar a acumulação de documentos e custos desnecessários. 3. É dever do poder público proteger os documentos de seus arquivos. 4. A Administração Pública permitirá consulta aos documentos públicos.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

O código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de Arquivamento, também chamado de notação, é

Leia o texto a seguir.

“Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos: o _____________________ e a _____________________. O _____________________ é um esquema que orienta a distribuição dos documentos arquivísticos, de forma lógica, coordenada e hierárquica, em classes e subclasses, grupos e subgrupos ou séries e subséries, segundo as funções e atividades a que estão relacionados. Esse instrumento é importante porque facilita a organização, o uso e a localização dos documentos. A _____________________ é um registro esquemático do ciclo de vida dos documentos da instituição. [...] ela estipula os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou, se for o caso, a preservação em caráter permanente.”

Fonte: Fonte: PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (org.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal.1. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa,2017, p.340.

Os instrumentos técnicos de gestão de documentos a que se referem os autores no texto acima são:

Miguel e Helena são os novos arquivistas da ALMG. Na última sexta-feira, eles foram participar de uma ação de cooperação técnica interinstitucional em uma Câmara Municipal no interior de Minas Gerais e encontraram uma massa documental acumulada na seguinte situação:

- Falta espaço físico para a guarda dos documentos devido ao grande volume documental. A guarda dos documentos é feita, de forma amontada, no almoxarifado e na garagem do prédio.

- A transferência dos documentos para o local se dá, principalmente, por questões relacionadas com o espaço físico nos setores de origem e com o encerramento do ano em que os documentos foram produzidos ou recebidos.

- Não existe distinção entre os documentos arquivísticos provenientes da Câmara e os arquivos pessoais de 3 ex-presidentes da instituição, já falecidos, doados pelos familiares.

- Não existe distinção entre os documentos de guarda eventual, temporária e permanente.

- Não existe padronização na organização, porque os servidores não aprenderam a utilizar o instrumento. Quando organizados, os documentos estão por assuntos, por espécies documentais, por gênero ou por ato de recebimento ou expedição.

Considerando o texto acima e a terminologia arquivística, identifique com V as afirmativas verdadeiras e com F, as falsas.

( ) É preciso aplicar o princípio da proveniência, separando os documentos provenientes da Câmara Municipal e os arquivos pessoais de cada expresidente.

( ) A Câmara Municipal tem 4 fundos, a saber: os documentos arquivísticos da Câmara Municipal compreendem um fundo fechado e os arquivos pessoais dos ex-presidentes compreendem 3 fundos abertos.

( ) É melhor manter os documentos organizados por assuntos, gêneros, espécies e ato de recebimento ou expedição e providenciar a microfilmagem, pois é preciso manter o respeito aos fundos e promover uma política de acesso.

( ) É preciso ensinar sobre a teoria das três idades para os servidores da Câmara Municipal, elaborar uma tabela de temporalidade e destinação de documentos para a instituição e diretrizes para a eliminação, a transferência e o recolhimento dos documentos

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:

Leia o texto a seguir.

“A investigação preliminar é o alicerce para a elaboração do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. O órgão precisa investir tempo e pessoal nesta etapa para fornecer uma base sólida para as atividades subsequentes.”

Fonte: CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos.2. ed. rev. e atual. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro,2013. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro; n.3), p.35.

A respeito da investigação preliminar, também conhecida como diagnóstico, analise as afirmativas abaixo:

I. Um dos objetivos é identificar fatores que afetam as práticas de arquivamento.

II. Para ter um conhecimento profundo das atividades, da regulamentação e do contexto sociopolítico no qual a instituição opera, é preciso pesquisar para além das fronteiras da instituição.

III. Antes de começar, é importante verificar se o órgão participou recentemente de projetos que envolveram análise corporativa, como reengenharia de processos, planejamento estratégico e análise de riscos.

Estão CORRETAS as afirmativas: