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O catálogo, um instrumento do tipo parcial, é utilizado nos casos em que se deseja contemplar apenas determinado fundo em todos os itens documentais componentes das séries desse fundo.
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Para a descrição de conjuntos documentais ou partes de um fundo, utiliza-se o guia de arquivos.
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Os instrumentos de pesquisa devem possibilitar a identificação, o rastreamento, a localização e a utilização dos dados de um arquivo.
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Considera-se inadequada a ordenação por assunto, ordem cronológica única ou espécie documental de arquivos permanentes, os quais devem ser ordenados por fundos.
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O arranjo de um arquivo permanente deve ser realizado com base nos principais temas tratados nos documentos, uma vez que o objetivo da manutenção desse tipo de arquivo é o atendimento a pesquisadores.