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O arranjo de um arquivo permanente deve ser realizado com base nos principais temas tratados nos documentos, uma vez que o objetivo da manutenção desse tipo de arquivo é o atendimento a pesquisadores.
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A operação de arranjo refere-se à ordenação de conjuntos documentais remanescentes após a aplicação nesses conjuntos da destinação final determinada nas tabelas de temporalidade.
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A difusão não se limita a propiciar o acesso aos documentos, voltando-se também para as ações de dar a conhecer, de valorizar, de transmitir e(ou) de tornar acessíveis as informações contidas nos documentos de arquivo aos usuários conhecidos ou potenciais.
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A difusão arquivística é compreendida como um conjunto de atividades que visam à divulgação dos valores primários que conformam os acervos.
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Embora possa abranger todo elemento de informação de um documento, independentemente do estágio de gestão no qual esse documento esteja, a descrição é uma atividade típica dos arquivos permanentes.