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São exemplos de instrumentos de pesquisa, de caráter genérico e globalizante, os inventários, os catálogos e os índices.
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As operações básicas da descrição, tradicionalmente, consistiam na identificação do arquivo, do fundo ou da parte dele a ser trabalhada.
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Os instrumentos de busca nos arquivos intermediários resumem-se aos catálogos e inventários.
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A descrição é uma tarefa típica dos arquivos permanentes. Ela não cabe nos arquivos correntes, em que seu equivalente é o estabelecimento dos códigos do plano de classificação, que acabam por servir de referência para a recuperação da informação
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A teoria de fundos, como embasamento metodológico do arranjo e da ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes, teve início nos Estados Unidos da América, com a aplicação do conceito de archive groups.