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A teoria de fundos, como embasamento metodológico do arranjo e da ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes, teve início nos Estados Unidos da América, com a aplicação do conceito de archive groups.
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Para que os documentos venham a constituir um fundo, é preciso que a entidade acumuladora seja administrativa e juridicamente consolidada.
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Quando as divisões de um fundo correspondem às divisões funcionais do organismo produtor, essas divisões não devem ser tomadas como base para a classificação arquivística.
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A organização do fundo de arquivo deve ser feita a partir da análise da proveniência, da história da entidade, das origens funcionais, do conteúdo e dos tipos de material.
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O órgão público que mudou de nome, mesmo que suas atribuições permaneçam sem alteração, produzirá um novo fundo de arquivo.