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A necessidade de manutenção da organização original dos documentos nos setores em que eles foram produzidos e(ou) recebidos é um dos princípios fundamentais da arquivologia, conhecido como princípio da proveniência.

Em uma instituição governamental, como por exemplo o Banco Central, a divisão interna deve corresponder à classificação interna dos fundos, que podem ser diretamente as séries. Essas séries caracterizam-se por serem integradas por documentos que têm a representação da fusão entre a espécie documental e a atividade jurídica ou administrativa nela vinculada. As séries não podem ser dispersas, desarticuladas, nem ordenadas por qualquer critério alheio à sua especificidade documental. Em contrapartida, as peças documentais ou os documentos individuais que constituem as séries têm que ser reunidos em agrupamento lógico, nas unidades de arquivamento. Essas peças são a menor unidade arquivística

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A organização dos documentos de valor permanente é feita com base nos critérios estabelecidos pelos postulados teóricos da gestão de documentos.
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Arranjo é o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento de tais unidades entre si, em relação significativa.
A classificação de documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da Administração Pública Federal é feita com qual instrumento?