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São instrumentos de classificação o plano de classificação, adotado geralmente na fase corrente e na intermediária, e o quadro de arranjo, adotado na fase permanente.
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A classificação é uma atividade lógica, realizada, nos arquivos, na fase corrente e na permanente; quando realizada nesta última, é também denominada arranjo documental.
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O fato de o subgrupo de um quadro de arranjo ser estabelecido em relação às funções de um órgão pode ser justificado pela instabilidade institucional, causa de muitas reorganizações estruturais.
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A partir do estudo do material a ser tratado como conjunto administrativo funcional, chega-se ao quadro de arranjo.
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A organização dos arquivos permanentes pode ser feita por fundos ou por grandes temas.