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Segundo o Manual de Redação da Presidência da República (2018), a necessidade de utilizar a linguagem formal nos documentos e nas correspondências oficiais surge devido à natureza pública desses documentos e dessas comunicações. Nesse sentido, no manual, apresenta-se com uma das finalidades a de informar com:
O conjunto de normas reguladoras de todos os atos e todas as atividades de um órgão denomina-se:
Em um texto oficial, mecanismos como referência, substituição, elipse e uso de conjunção podem ser utilizados para estabelecer uma relação de continuidade entre as palavras, as frases e os parágrafos.

De acordo com Manual de Redação da Presidência da República (2018), os atributos que orientam a redação oficial descritos acima são:
A clareza e a precisão são duas qualidades básicas dos textos oficiais. Para alcançá-las, uma estratégia necessária é:
Nas comunicações administrativas, é necessário manter a formalidade, tanto em comunicações que se dão em formato eletrônico quanto em documentos que são impressos. Um dos motivos que justificam a formalidade é a necessidade de: