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Para descrever a fala de cada um dos presentes a uma reunião, recomenda-se que, na ata, sejam registradas, na forma de discurso direto, as expressões na primeira pessoa, tal como "Peço a palavra pela ordem", dado o direito à liberdade de expressão, assegurado pela CF.
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Para se gerir bem o tempo, é lícito que, nas atas de reuniões em entidades da administração pública, sejam ignoradas as formalidades legais.
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As atas devem conter o resumo sucinto da pauta discutida e das deliberações tomadas na reunião a que se refere.
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Na redação de atas de reuniões em instituições públicas, deve-se evitar o modelo das narrações literárias.
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Para ser considerada válida, uma ata referente a reunião de órgão da administração pública deve veicular integralmente os fatos transcorridos na sessão a que se refere, sob pena de descumprimento do princípio da publicidade.