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Além da lista alfabética das denominações adotadas, o vocabulário controlado - instrumento que auxilia o arquivista na elaboração e aplicação de planos de classificação de documentos - contém as diferentes atividades ordenadas pelas funções ou pela estrutura do órgão produtor. Tal componente do vocabulário controlado é conhecido como parte

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A data-assunto é o elemento de identificação cronológica do assunto de um documento, independentemente da sua data de produção.
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As séries, as subséries, os grupos e os subgrupos são unidades de classificação de um quadro de arranjo de documentos de arquivo.
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A organização dos documentos de arquivo envolve três importantes conceitos: classificação, ordenação e arquivamento. Os dois primeiros são operações intelectuais, enquanto o arquivamento é uma operação física.
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O plano ou o código de classificação aplicado nos arquivos correntes deve sofrer modificações para sua implementação no arquivo intermediário, motivadas, principalmente, pela alteração no perfil dos usuários dos documentos.