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O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário.
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Os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.
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Os arquivos correntes armazenam documentos de valor secundário.
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Os documentos correntes correspondem aos documentos de arquivo que são objeto de consultas frequentes, devendo ser armazenados em local próximo de seus usuários diretos.
Ao se deparar com um conjunto de fotografias, discos e filmes, o arquivista sabe que se trata de um arquivo especial, e que esse acervo necessita de tratamento diferenciado quanto à/ao: