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A possibilidade ou a frequência de uso de um documento é elemento que define o local onde o documento deve ser armazenado, isto é, no arquivo corrente ou no intermediário.
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Arquivo corrente é o conjunto de documentos em curso, ou de uso frequente, também denominado arquivo de movimento.
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Uma das formas de classificação de arquivos refere-se aos estágios da sua evolução. Esses estágios são: corrente, intermediário, permanente, setorial, geral ou central.
De acordo com critério baseado na responsabilidade, os documentos de primeira idade ficam sob a custódia
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Os documentos armazenados no arquivo intermediário caracterizam-se pela grande possibilidade de uso pelos setores que os acumularam.