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Por ser um conjunto de documentos produzidos e acumulados por instituições ou pessoas, os documentos de arquivo são inter-relacionados e sua gestão deve contemplar o conjunto, e não o item documental isoladamente.
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A autenticidade de um documento é verificada pelo contexto de sua criação e por sua manutenção, sem, contudo, considerar-se sua custódia.
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De acordo com a tradição francesa, a noção de série documental relaciona-se à função administrativa geradora de um conjunto homogêneo de documentos, ao passo que, de acordo com a tradição americana, difundida por Michael Cook, diz respeito ao assunto representado no documento
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Compra e doação são formas de aquisição de documentos no âmbito de uma política institucional de incorporação.
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A produção de documentos relaciona-se à identificação das formas mais eficazes de traduzir o sentido da informação orgânica, ou seja, de estruturá-la significativamente em um contexto funcional, sem considerar a relação entre os diferentes tipos de informação produzidos pela organização.