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Os documentos de arquivo não são coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados em função dos objetivos práticos da administração, o que constitui característica de unicidade.
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Constitui característica de autenticidade o fato de os documentos serem criados, mantidos e conservados sob custódia, de acordo com procedimentos regulares que possam ser comprovados.
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Um documento arquivístico confiável é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.
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O papel moderno tem uma forte tendência a se tornar ácido, devido à lignina presente na madeira, à cola de alume e às resinas utilizadas na impressão.
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A informática separa a informação do suporte reconhecível, tornando difícil, dessa forma, a aplicação do princípio de respeito aos fundos e a organicidade na ordenação interna dos fundos.