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Para a definição de arquivo, algumas tradições arquivísticas consideram a clivagem entre os documentos (records) e os arquivos (archives); a tradição americana, difundida por Schellenberg, integrou em uma única definição esses dois importantes momentos do arquivo.
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A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registro da história da instituição, mas o atendimento das suas necessidades administrativas, entre as quais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de órgão público.
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O arquivo é constituído de documentos em variados suportes, entre outros: papel; papel fotográfico; película fotográfica; mídias digitais.
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A vinculação que se estabelece entre os documentos de arquivo, no momento em que são criados ou recebidos, é chamada de orgânica.
No processo de avaliação, quando um documento demonstra a aquisição, manutenção, transferência, modificação ou extinção de direitos, diz-se que ele possui valor