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Os componentes estruturais de um sistema arquivístico institucional são os arquivos corrente e central, com atribuições de arquivo intermediário e permanente.
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A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos.
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Para a definição de arquivo, algumas tradições arquivísticas consideram a clivagem entre os documentos (records) e os arquivos (archives); a tradição americana, difundida por Schellenberg, integrou em uma única definição esses dois importantes momentos do arquivo.
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A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registro da história da instituição, mas o atendimento das suas necessidades administrativas, entre as quais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de órgão público.
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O arquivo é constituído de documentos em variados suportes, entre outros: papel; papel fotográfico; película fotográfica; mídias digitais.