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As atas devem conter o resumo sucinto da pauta discutida e das deliberações tomadas na reunião a que se refere.
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Na redação de atas de reuniões em instituições públicas, deve-se evitar o modelo das narrações literárias.
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Para ser considerada válida, uma ata referente a reunião de órgão da administração pública deve veicular integralmente os fatos transcorridos na sessão a que se refere, sob pena de descumprimento do princípio da publicidade.
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As comunicações expedidas por órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro, excetuando-se as de cunho específico, nas quais é adequado o emprego de jargão técnico.
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Tratando-se de correspondência entre ministérios ou entre órgãos de mesma hierarquia institucional, recomenda-se a expedição tanto de memorando quanto de ofício.