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De acordo com os arquivistas canadenses, o diagnóstico da situação arquivística ou levantamento das necessidades, precede a implementação do programa de gestão de documentos.
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A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos prescinde de informações acerca do marco regulatório da organização.
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O plano de classificação, a tabela de temporalidade, o manual de gestão arquivística e o dicionário de termos controlados são instrumentos obrigatórios em um programa de gestão de documentos.
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A existência de normas internacionais acerca da gestão de documentos que não foram criadas pelo Conselho Internacional de Arquivos atesta a importância da gestão de documentos para a arquivística.
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A existência de um conjunto de normas voltadas à gestão de documentos identifica a política arquivística de uma organização, apesar de essa política não se resumir meramente ao aspecto normativo.
