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I. Documento é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato. II. Documento arquivístico é aquele recebido e/ou produzido por uma entidade no desenvolvimento de suas atividades. III. São qualidades dos documentos arquivísticos: unicidade, organicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade. IV. A guarda de documentos segue padrões institucionais, não havendo previsão legal para tabelas de temporalidade.
Assinale a alternativa CORRETA.
Sobre a gestão de documentos, atribua V para item verdadeiro e F para item falso:
( ) É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
( ) A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais.
( ) É operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação de recursos informacionais, humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
( ) A gestão de documentos como pressuposto básico para a qualidade deve ser iniciada nos arquivos correntes e terminada nos intermediários visando preservar o patrimônio de guarda. As atividades em relação aos arquivos permanentes não fazem parte da gestão de documentos e sim apenas de almoxarifado.
Respondidos os itens, a sequência CORRETA é:
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a Teoria das Três Idades é definida como Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. Sobre o tema, analise os itens abaixo:
I- Arquivos correntes são aqueles considerados como de valor primário, ou seja, cujas informações serão constantemente utilizadas. Nessa fase, é importante que o documento fique acessível para consulta e, preferencialmente, próximo de quem os irá utilizar com frequência.
II- A segunda idade é a fase correspondente a um momento intermediário na utilização da documentação. Isso significa que ele não será mais acessado com tanta frequência, mas ainda assim guardará informações necessárias.
III- A última fase diz respeito à destinação dos documentos. Se as informações são relevantes, por motivos históricos, administrativos, jurídicos ou fiscais, é possível que a documentação deva ser preservada indefinidamente. Do contrário, esses documentos poderão ser eliminados, sempre em conformidade com as normas para a devida preservação dos dados.
IV- É importante destacar que a teoria das três idades é uma unanimidade do ponto de vista da Arquivologia. Não existem outras teorias que estabeleçam definições por idades ou ciclo vital.
Analisados os itens, é CORRETO afirmar que:
