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A descrição e análise das atividades, funções e competências da instituição, bem como da situação dos documentos nela acumulados (quantidade, datas-limite, condições de conservação, instrumentos de acesso disponíveis, frequência de uso) e das condições de infraestrutura de que dispõe (edifício, mobiliário, equipamentos, recursos humanos e financeiros), integram o chamado
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A finalidade do diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista é subsidiar a elaboração de política arquivística para os arquivos da justiça eleitoral brasileira.
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O diagnóstico da situação arquivística do tipo maximalista é o indicado para ser aplicado no Tribunal Regional Eleitoral do Espírito Santo.
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O diagnóstico da situação arquivística possibilita formular hipóteses a respeito da origem dos problemas levantados, bem como alternativas para solucioná-los.
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É comum encontrar os arquivos brasileiros ainda organizados com base no ato de recebimento e expedição dos documentos.