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A unidade de medida que deve ser utilizada para a quantificação do acervo, a ser usada no caso dos documentos em suporte papel é o metro linear.
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O diagnóstico da situação arquivística constitui ação a ser implementada por um sistema arquivístico.
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O ponto de partida de toda ação arquivística em uma organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, é o diagnóstico da situação dos arquivos.

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De acordo com os arquivistas canadenses, o diagnóstico da situação arquivística ou levantamento das necessidades, precede a implementação do programa de gestão de documentos.
No âmbito de uma instituição arquivística, o histórico do órgão produtor, o levantamento de suas atividades, a análise da situação do acervo (dimensões, organização, estado de conservação) e dos recursos materiais e humanos disponíveis configuram o chamado