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O ponto de partida de toda ação arquivística em uma organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, é o diagnóstico da situação dos arquivos.

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De acordo com os arquivistas canadenses, o diagnóstico da situação arquivística ou levantamento das necessidades, precede a implementação do programa de gestão de documentos.
No âmbito de uma instituição arquivística, o histórico do órgão produtor, o levantamento de suas atividades, a análise da situação do acervo (dimensões, organização, estado de conservação) e dos recursos materiais e humanos disponíveis configuram o chamado
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Para se fazer o diagnóstico da situação arquivística, é preciso coletar dados quantitativos e qualitativos, principalmente acerca das informações não orgânicas.
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Ao encontrar ampliações fotográficas em uma massa documental acumulada, o arquivista deve quantificá-las por unidade e registrar, entre outros elementos, a cromia e as dimensões.