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Para a formulação do programa de gestão de documentos, é necessário o respaldo do diagnóstico da situação arquivística.
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Os aspectos quantitativos são fundamentais em um diagnóstico da situação arquivística. A quantificação de negativos fotográficos, por exemplo, deve ser realizada por tiras.
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A elaboração do plano de classificação de documentos e da tabela de temporalidade depende das informações coletadas nos diagnósticos da situação arquivística de um órgão ou empresa privada.
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O diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista tem como objetivo principal a formulação de uma política arquivística para um conjunto de órgãos de uma mesma área de atuação.
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Informações importantes acerca das ampliações fotográficas que podem ser coletadas em um diagnóstico da situação arquivística incluem a quantidade em unidade, o tamanho e a cromia de tais ampliações.