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O conhecimento do sujeito acumulador de arquivos e do acervo documental são as duas partes que compõem o diagnóstico da situação arquivística de um órgão público ou empresa privada.
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A missão, as funções, as atividades e a estrutura do órgão público ou empresa privada são identificadas ao se realizar o diagnóstico do tipo maximalista.
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O diagnóstico da situação arquivística propicia não só o conhecimento do acervo documental, mas também o do sujeito acumulador de arquivos — a organização.
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O diagnóstico da situação arquivística do tipo maximalista é o mais adequado para se conhecer a realidade arquivística do MPE/PI.
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Deve-se utilizar o metro linear como unidade de medida de documentos em suporte papel