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A transferência de documentos para os arquivos intermediários faz parte da função denominada aquisição de documentos.
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A função arquivística denominada criação de documentos é operacionalizada na fase de produção do programa de gestão de documentos.
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A preparação de catálogos, guias e inventários é considerada atividade de difusão.
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A difusão é uma atividade desenvolvida no modelo clássico de gestão de documentos.
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A passagem dos documentos do arquivo intermediário ao arquivo permanente é conhecida tecnicamente como recolhimento e, juntamente com a transferência, é uma função arquivística.