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Na ausência de legislação que disponha sobre prazos de guarda de documentos, estes devem ser definidos com base nas necessidades administrativas do órgão público ou da empresa privada.
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A tramitação é uma atividade desenvolvida pelos setores de trabalho responsáveis pela demanda contida nos documentos, não sendo uma atividade de protocolo.
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O registro, uma das operações técnicas do sistema informatizado de gestão arquivística de documentos de arquivo, é desenvolvido pelo setor de protocolo.
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O protocolo está vinculado técnica e administrativamente ao arquivo intermediário.
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O setor de protocolo também é responsável pelo recebimento, pela movimentação e expedição dos documentos.