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Uma das ações fundamentais para garantir o sucesso da gestão de documentos é a distribuição de responsabilidades de acordo com a função dos diversos profissionais envolvidos e da hierarquia entre eles. O arquivologista é um profissional, responsável, em todos os níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos em atividades rotineiras.
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As ações de planejamento, controle e exploração dos recursos de informação de uma organização, realizadas com o propósito de apoiar as suas atividades, são denominadas administração dos recursos informacionais ou gestão da informação.
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O programa de gestão de documentos fundamenta-se em alguns princípios, entre eles, o do respeito à teoria das três idades documentais.
Após um processo de avaliação em um arquivo administrativo, restaram dois grupos de documentos: os que serão eliminados e os que serão preservados. É correto afirmar que o segundo grupo é formado por documentos cujos
Os documentos de arquivo possuem valores determinados pelo conteúdo de suas informações, assim, documentos que interessam a vários órgãos externos e públicos em geral chamam-se: