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A elaboração do código de classificação de documentos acontece na fase de utilização de programa de gestão de documentos.
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Os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos por uma organização precisam, em algumas situações, passar por várias áreas para que decisões sejam tomadas em relação ao tema tratado no documento. Essa atividade é conhecida como tramitação.
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Em documento que teve o seu assunto identificado em um código de classificação de documentos de arquivo, aplica-se exclusivamente a expressão documento classificado.
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A transferência dos documentos para o arquivo intermediário é motivada pelo grande valor primário que esses documentos apresentam.
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Os documentos com valor secundário que não fornecem mais suporte às atividades cotidianas podem ser recolhidos diretamente ao arquivo permanente.