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A transferência dos documentos para o arquivo intermediário é motivada pelo grande valor primário que esses documentos apresentam.
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Os documentos com valor secundário que não fornecem mais suporte às atividades cotidianas podem ser recolhidos diretamente ao arquivo permanente.
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Os documentos que perderam seu valor primário são recolhidos ao arquivo permanente, onde deverão ser microfilmados ou digitalizados e, em seguida, eliminados.
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Os documentos de arquivo encontrados em meio físico e digital devem ser classificados e avaliados de maneiras diferentes.
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Para classificar os documentos de arquivo pelas funções e atividades, é necessário aplicar o princípio da pertinência.