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Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas devem estar organizados, tendo sido avaliados, higienizados e acondicionados, e devem estar acompanhados de instrumento descritivo.
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Nos editais de licitação de privatização de empresas públicas deve constar que os documentos públicos de valor permanente da empresa devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
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Considera-se inadequada a ordenação por assunto, ordem cronológica única ou espécie documental de arquivos permanentes, os quais devem ser ordenados por fundos.
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O uso da tipologia documental na atividade de classificação de documentos é vantajoso por facilitar o entendimento da composição das séries.
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A identificação do valor primário nos documentos implica a necessidade de mantê-los permanentemente.