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As atividades de protocolo são de responsabilidade da área relativa ao arquivo intermediário, a qual responde pela tramitação dos documentos dentro de um órgão ou uma empresa.
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O elevado valor primário dos documentos, que indica a necessidade de mantê-los próximos de seus usuários diretos, determina a presença desses documentos no arquivo corrente.
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A atividade de referência, própria do arquivo permanente, consiste na reunião e na ordenação adequada dos documentos.
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A transferência de documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário é determinada pela diminuição da demanda desse documento, apesar de ele possuir valor administrativo, legal ou fiscal que justifique sua guarda.
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A destinação final dos documentos de arquivo em uma tabela de temporalidade pode ser a sua eliminação ou guarda permanente.