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A elaboração padronizada de tipos/séries documentais, a implantação de sistemas de organização da informação e a aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos são atividades da fase de produção de documentos.
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A fase de utilização e manutenção dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação.
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A classificação é a ação intelectual de elaboração de esquemas para o agrupamento de documentos; a ordenação é a forma de disposição dos documentos dentro desses esquemas; e o arquivamento é a ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.
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As funções arquivísticas prescindem de instrumentos para a sua realização. Enquanto o plano de classificação está associado à classificação, a tabela de temporalidade relaciona-se à avaliação. Esses instrumentos são independentes e, portanto, não se complementam.
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A ordenação de documentos pode ser feita mediante critérios simples e combinados, como: alfabéticos, cronológicos, toponímicos, temáticos e numérico-cronológicos.