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Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na apensação, os números dos dois processos são conservados como referência para recuperação dos documentos.
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O protocolo se encarrega do controle de recebimento, do registro, da tramitação e da expedição de documentos, além do seu arquivamento e da sua ordenação. A classificação, contudo, é de responsabilidade somente dos setores de trabalho conhecidos como arquivos correntes.
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Competem ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário em âmbito federal.
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Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos intermediários e destes aos permanentes, conforme os prazos previstos no plano de classificação.
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Os documentos arquivísticos são produzidos e acumulados imparcialmente para cumprir um fim administrativo, o que lhes confere, imediatamente, um valor primário.