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Os processos podem ser registrados em qualquer setor da organização, cabendo ao protocolo apenas a numeração das peças.
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As correspondências particulares não são registradas nos setores de protocolo, apenas são distribuídas aos destinatários.
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Tramitação é a passagem de documentos para o arquivo intermediário, o responsável por distribuí-los entre os setores de trabalho.
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A gestão de documentos deve ser implantada em duas fases: criação e destinação de documentos.
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Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, com vistas a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.