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É conhecido como prazo de prescrição o intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guardam o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no arquivo permanente.
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Os documentos pertencentes ao arquivo intermediário devem ser recolhidos ao arquivo permanente no momento em que desaparecer o valor secundário desses documentos.
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Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.
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A existência de valor primário é uma das características do arquivo intermediário.
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A proteção dos documentos ativos, em caso de sinistro, é prevista na gestão de diretrizes e na gestão de informes, que são elementos do programa de gestão de documentos.