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A concepção sistêmica do processo informativo ou de conhecimento, construída como um modelo de gestão integrada e coordenada com todos os modelos de gestão existentes na organização, modificou os objetivos da gestão de documentos.
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A gestão da informação restringe-se à informação de dados criados por computadores ou neles armazenados.
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Um dos objetivos da gestão de documentos é a definição criteriosa da parcela de documentos que constituirá o patrimônio arquivístico de um país.
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Apesar de a criação de documentos ser inicialmente uma responsabilidade de cada órgão público, é essencial que o Arquivo Nacional esteja envolvido na preparação e na implementação de diretrizes relativas à criação e manutenção dos documentos dentro dos órgãos públicos.
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A primeira fase da gestão de documentos, denominada criação de documentos, compreende o controle, a utilização e o armazenamento dos documentos necessários para a realização ou facilitação das atividades de uma organização.