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Um dos propósitos do programa de gestão de documentos é o estabelecimento de estruturas e procedimentos apropriados à operação arquivística, em função da produtividade e eficiência do serviço dentro da administração.
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A idéia de que os documentos arquivísticos podem cumprir um ciclo de vida teve pequena repercussão na arquivologia brasileira.
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A justificativa para organização de arquivos de órgãos públicos está na ordem direta do interesse de três tipos de usuários que deles fazem uso: o administrador, o cidadão e o pesquisador.
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É possível encontrar vários esquemas padronizados de classificação por assunto em arquivos, entre eles o esquema dígito-cronológico.
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Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto.