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A presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais recolhidos às instituições arquivísticas baseia-se nos metadados relacionados a esses documentos.
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A adequada utilização da microfilmagem depende, em primeiro lugar, da organização arquivística dos documentos e do estabelecimento de criterioso programa de avaliação.
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Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas devem estar organizados, tendo sido avaliados, higienizados e acondicionados, e devem estar acompanhados de instrumento descritivo.
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Nos editais de licitação de privatização de empresas públicas deve constar que os documentos públicos de valor permanente da empresa devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
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Considera-se inadequada a ordenação por assunto, ordem cronológica única ou espécie documental de arquivos permanentes, os quais devem ser ordenados por fundos.